Pequeños cambios logran grandescosas:Este artículo nos pareció muy interesante para nuestros amigos y colegas que leen nuestro sitio todos los días para compartirlo y que lo pongan en práctica. Esta escrito por una gran profesional.Por Jeannette Mercedes Torres FlórezConsultora Máster J.Torres ConsultoresHace pocas semanas, una querida colega que decidió aceptar un nuevo reto en otras latitudes me comentaba compungida acerca de su experiencia en su nuevo trabajo: ¡Jeannette, nadie me respondía ni un solo e-mail de los que enviaba, así que me sentía totalmente ignorada y perdida! ¿Puedes creerlo?

Mi respuesta no fue muy alentadora porque aunque parezca inverosímil muchas personas, cientos de organizaciones no tienen dentro de su cultura de comunicación el contestar los correos electrónicos, de manera que lamentablemente, sí, podía creerlo.

Y es que muchas veces los directores de comunicación, los asesores y consultores nos preocupamos por diseñar macro estrategias, manuales y políticas que nos “aseguren” una ruta adecuada en materia de comunicación pero olvidamos los principios fundamentales de la palabra en sí: “poner en común”.

Responder, mucho más que cortesía

Imagine que uno de sus clientes principales, o por qué no, su jefe directo lo llama por teléfono y le pregunta: -¿Hola, cómo estás? Quiero saber si ya me enviaste la propuesta…-  Ahora piense que su respuesta es un largo silencio. Seguramente, luego de unos cuantos segundos,  al otro lado de la línea oiría un ¿Aló? ¿Aló? ¡Alóóó! y luego, el sonido del teléfono al colgar. La posibilidad de disgusto de ese “otro” es muy, muy alta.

Ahora bien, piense en un encuentro en la calle con un  buen amigo o colega, quien manifiesta su alegría de verlo diciéndole: – ¡Cuánto tiempo amigo, qué alegría! ¿Cómo va todo por tu vida?-  Imagine nuevamente que su respuesta es un silencio verbal y no verbal eterno, inexpresivo. Sin duda, compartirá conmigo la enorme posibilidad que existe de no volver a ver jamás a esa persona, puesto que pensará que usted es un perfecto grosero.

Pues bien, tanto la primera como la segunda situación que hemos ejemplarizado, son contextos idénticos a los que se generan cuando una persona no responde un e-mail o correo electrónico.

Quien escribe se toma un tiempo, hace un esfuerzo importante porque el mensaje que emite vaya a usted de forma oportuna, clara y sencilla y su respuesta nunca llega. ¡Horror! Es una mínima norma de cortesía, pero además de comunicación efectiva, el brindar una respuesta – así sea corta – como retroalimentación.

Es cuestión de Estilo

Si usted es un DIRCOM, los equipos y líderes de su organización le van a agradecer mucho el que piense y comparta algunos protocolos de respuesta a correos electrónicos para diversos momentos. Así, ese emisor no tendrá que llamarlo, visitarlo o, en el peor de los casos, escribirle otro correo electrónico para ver si el primero llegó.

De acuerdo con la cultura de la organización a la que pertenezca, el comunicador puede pensar en mensajes de respuesta corta, muy útiles cuando no es posible contestar el correo con mensaje amplio, como:

–          Muchas gracias, mensaje recibido.

–          Hemos recibido su propuesta y nos comunicaremos con usted en breve.

–          Apreciado _______ su solicitud ya está en curso.

–          ¡Qué buena noticia! En las próximas ___ horas estaremos en contacto con usted.

Lo importante aquí, es que de acuerdo con el nivel de cercanía que se tenga con el emisor, usted genere una respuesta que, en cualquier caso, sea cortés, ahorre tiempo, evite duplicar esfuerzos y lo más importante: mantenga activas nuestras buenas relaciones con las personas.